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内部制度——文书档案管理制度

发布时间: 2017-02-16 10:50:10 发稿人:本站编辑

 

为了保证中心文书档案管理的严肃性、规范性、完整性,加强文书档案管理,现结合中心实际,拟定本制度。
一、文书管理
l、文件收发:中心收发文件的启封密封,一般应由机要干事进行,特殊情况由主管领导进行,禁止其他人员拆封;
2、登记编号:机要干事及时登记收到文件;登记要详细、编号要准确。填好阅办签,迅速传阅;
3、发文登记:发文要登记,并进行严格的签字手续,发文要及时、准确、不滞留或错发;
4、传阅存档:接收文件由办公室主任或机要干事签发报送范围,机要干事做好登记,及时收回,并做好分类归档工作;
5、文件移动:需要传阅的文件,由中心领导签定传阅范围,机要文件一般不准携带外出;
6、文件处理:机要文件需要上缴的要按时上交,销毁时经领导批准,销毁要彻底,不准乱扔,更不能当废纸出售。
二、档案管理
分为行政档案和业务档案管理两部分
(一〉行政档案管理
1、归档
1)凡具有备查、考证和保存价值的各种形式的大件资料均应归档。
2)各科室负责本科室文件资料的整理、立卷、归档工作,然后移交档案室,档案室统一管理,各建档人要与档案管理员严格履行移交手续。
3)归档要符合下列要求:
①材料齐全完整(包括附件)。
②立卷要分类合理、清楚、准确。
③案卷标题简明确切,正确提示该卷的内容。
④案卷文件目录款项齐全,书写工整。
⑤装订时拆除一切金属物,并要做到整齐美观。
4、文书档案和会计档案及业务档案要分别整理、组卷。
2、移交
凡属于归档范围内档案资料,有关科室及档案持有人应于每月5日前将上月档案资料移交到办公室专职档案员处。逾期将追究相关责任人的责任。
3、保管
1)档案接收后,档案管理人要对资料及时分类、排列、编号、续入案卷目录,做到存放有序,查找方便。
2)对档案室的门窗、柜锁等要经常检查,做到防水、防盗、防霉、防火、防鼠工作,确保档案的完整与安全。
3)档案人员要自觉遵守保密规定,不经领导批准,不得自行扩大借阅范围。
(二)交易项目档案管理
为加强交易中心项目档案管理,充分发挥交易项目档案在建设、管理中的作用,制定本规定。
1、交易项目合同备案后,项目负责人应按归档资料清单的要求,于七个工作日内将交易档案整理成册。
2、整理后的交易项目档案向科室内审员移交。内审员在对交易项目档案进行审查时,应着重检查有无缺页、顺序混乱、资料不全、涂改等现象。如发现不符合规定的应退还项目负责人重新整理。对符合要求的,双方签字确认,填写《交易项目档案移交登记表》,由内审员将交易项目档案及招标交易资料交办公室档案管理员统一保管。
3、办公室档案管理员对移交的交易项目档案应按归档资料清单核对,无误后在《交易项目档案移交登记表》上签字。档案管理员应按年份、交易方式和项目编号进行分类保存,排列上架,编制检索工具,妥善保管,以便查阅。
4、中心工作人员查询档案资料应填写《档案查询登记表》,报办公室负责人批准后方可查询。
5、相关监督机构查询档案资料应出具单位证明,到办公室填写档案查询登记表,并经中心主管领导批准后方可查阅、复印、外借。对外借档案资料的,办公室档案管理员应要求查询人出具借条并及时收回归档。
6、交易项目档案应保存15年以上,由办公室报告中心主管领导批准后按有关规定处理。
7、在中心档案室因库容原因,可将超过5年的档案移交市档案局保管,并登记造册,办理移交手续。

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